Privacy
Privacyverklaring Schoolbib
Wie is wie
De school die Schoolbib gebruikt is de verwerkingsverantwoordelijke voor de leerlingengegevens en andere persoonsgegevens van die school. Elyra Studio is de verwerker: wij hosten en onderhouden de app in opdracht van de school.
Elyra Studio is de eenmanszaak van Kenneth Venken, Harmonielaan 15, 3650 Dilsen-Stokkem. Ondernemingsnummer 0828.941.907. Vestigingsnummer 2.261.468.490. Elyra Studio valt onder de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen en rekent geen btw aan. Contact: hallo@schoolbib.online.
Welke gegevens
Voor leerlingen bewaren we:
- voornaam en achternaam
- klas
- barcode van het pasje
- uitleenhistoriek (welk boek, wanneer uitgeleend en teruggebracht)
- sterren (1 tot 5) bij het terugbrengen
- bij een Smartschool-koppeling: het Smartschool-id, zodat synchronisatie mogelijk is
We vragen geen e-mailadres van leerlingen en geen andere leerlingengegevens dan die hierboven.
Daarnaast bewaren we:
- leerkrachten en beheerders: naam, e-mailadres; voor accounts: gebruikersnaam en gehasht wachtwoord; bij een Smartschool-koppeling ook het Smartschool-id
- de schoolcatalogus: boeken, exemplaren, barcodes, covers en tags
- bij inschrijving: schoolnaam, gewenst subdomein, contactnaam en contactmail
Doel
De gegevens dienen om de schoolbibliotheek digitaal te laten werken: boeken uitlenen en terugbrengen, klassen opvolgen, activiteiten delen en de catalogus beheren. We gebruiken leerlingengegevens niet voor marketing.
Als de school een uitleentermijn instelt, kan Schoolbib één herinneringsmail sturen naar de leerkracht van de klas. Die mail bevat de naam van de leerling en de titel van het boek. Er gaat geen mail naar de leerling of naar ouders.
Hosting
De applicatie en de live database draaien op een DigitalOcean-droplet in Amsterdam (AMS3), Nederland. Nachtelijke backups van de database en de boekcovers gaan naar een private DigitalOcean Space in San Francisco (SFO3), Verenigde Staten. Die backups worden na 21 dagen gewist.
Subverwerkers
- DigitalOcean — hosting en backups
- Cloudflare Turnstile — botcheck bij de inschrijving op schoolbib.online
- ImprovMX — verzenden van bevestigings-, wachtwoord- en uitleenherinneringsmails
- Open Library en Google Books — alleen ISBN-opzoeking voor boektitels, geen leerlingengegevens
Beveiliging
Verkeer loopt via HTTPS. Elke school zit op een eigen subdomein met gescheiden data. Wachtwoorden worden gehasht opgeslagen. De backup-bucket is niet publiek. Zelfbediening met scannen werkt alleen op een toestel dat de school eerst heeft geautoriseerd.
Bewaartermijn en opzegging
Zo lang de school Schoolbib gebruikt, blijven de gegevens beschikbaar voor die school. Bij opzegging wissen we de live data en uploads van die school. Een geblokkeerde of verlopen proef wist de data niet automatisch. Backups van die school verdwijnen daarna binnen de bewaartermijn van 21 dagen.
Modelverwerkersovereenkomst
Scholen kunnen een modelverwerkersovereenkomst downloaden. Die beschrijft beveiliging, hosting, bewaartermijnen en wat er bij opzegging met de data gebeurt.
Download modelverwerkersovereenkomst (pdf)
Contact
Vragen over privacy of de verwerking? Mail hallo@schoolbib.online.